La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif au cœur de la collecte des données sociales. Une évolution est attendue avec la DSN de substitution. Cette nouvelle approche vise à fiabiliser les déclarations, mais elle implique de nouvelles exigences pour les entreprises. Anticiper son déploiement et en saisir les spécificités s’avèrent utiles pour se préparer à cette nouveauté.
Comprendre la DSN de substitution
La DSN de substitution représente une évolution dans la gestion des corrections des données sociales. Lorsqu’une anomalie est identifiée après le dépôt d’une DSN, les organismes de protection sociale pourront générer des déclarations de substitution pré-remplies. Ces documents contiendront les corrections détectées et seront transmis aux déclarants. Le but est d’assurer une meilleure cohérence des informations transmises. Les entreprises devront alors examiner ces propositions, les valider, les compléter si nécessaire, ou les rejeter en justifiant leur décision. Une vigilance accrue est demandée pour chaque étape de ce processus.
Le calendrier de déploiement
La DSN de substitution sera mise en place progressivement, avec une phase préliminaire dès 2025.
Première étape : le CRM de rappel (dès 2025)
Avant la DSN de substitution elle-même, un dispositif intermédiaire a vu le jour en 2025 : le CRM de rappel. Il s’agit d’un Compte Rendu Métier (CRM) qui notifie aux entreprises les anomalies détectées dans leurs DSN. Ce CRM de rappel a une valeur indicative. Il vise à sensibiliser les déclarants aux erreurs avant la mise en service du système de substitution, leur laissant le temps d’ajuster leurs pratiques.
Mise en œuvre de la DSN de substitution (à partir de 2026)
La DSN de substitution entrera en vigueur par étapes à partir de 2026. À cette date, les propositions de correction générées par les organismes sociaux deviendront contraignantes. Les entreprises recevront ces DSN de substitution lorsqu’une anomalie sera identifiée dans leurs déclarations initiales. Elles devront alors réagir dans un délai défini, acceptant ou refusant la correction proposée, avec justification à l’appui.
En mars 2026, des CRM de rappel annuels seront transmis au titre des anomalies non régularisées en 2025. Les entreprises disposeront alors d’un délai de 2 mois pour contester ou pour corriger. En cas d’inaction de votre part, l’URSSAF génèrera automatiquement une DSN corrigée qui remplacera définitivement celle envoyée par l’entreprise.
Les risques pour les entreprises
L’arrivée de la DSN de substitution demande une attention particulière de la part des entreprises et des professionnels de la paie. La non-conformité aux nouvelles procédures ou des erreurs dans la gestion de ces DSN de substitution peuvent entraîner plusieurs conséquences indésirables. La fiabilité des données déclarées sera scrutée avec plus d’acuité. Toute erreur non rectifiée ou toute divergence non justifiée avec les propositions des organismes sociaux peut mener à des complications.
Risques de redressements et de pénalités
Une DSN de substitution non traitée correctement, ou un refus non motivé, peut être considéré comme une non-conformité. Cela peut exposer l’entreprise à des risques de redressements de cotisations sociales par les organismes collecteurs (URSSAF, etc.). Des pénalités financières peuvent également être appliquées, alourdissant les charges de l’entreprise et impactant sa trésorerie.
Conséquences administratives et contentieuses
Au-delà des aspects financiers, une gestion inappropriée des DSN de substitution peut provoquer des complications administratives. Les litiges avec les organismes sociaux peuvent se multiplier, demandant du temps et des ressources pour leur résolution. Dans les cas complexes, cela peut même déboucher sur des procédures contentieuses, engageant l’entreprise dans des démarches juridiques.
Nécessité d’une vigilance accrue
Les entreprises devront adapter leurs processus internes pour intégrer cette nouvelle modalité. Une bonne compréhension des raisons des corrections proposées et une vérification méticuleuse des données seront de mise. La non-maîtrise de ces flux d’informations peut provoquer des incohérences déclaratives, avec des répercussions sur les droits sociaux des salariés et la relation avec les administrations.
