La gestion de la paie implique des obligations strictes pour l’employeur, dont celle de délivrer un bulletin de paie avec régularité d’un mois à l’autre. Ce document, qui a une valeur juridique importante, atteste du paiement du salaire et détaille ses composantes. Au-delà de l’émission et de la remise, l’employeur est également tenu de conserver une copie de ces bulletins.
L’obligation légale de conservation
Depuis le 1er août 1988, la loi impose à l’employeur de conserver un double des bulletins de paie de ses salariés. Cette obligation s’applique à tous les salariés, quel que soit leur contrat ou leur rémunération. Le « double » ou la « copie » peut être conservé au format papier ou en version numérique. L’original est, quant à lui, fourni au salarié.
Durée légale de conservation
La question de la durée pendant laquelle l’employeur doit garder ces copies est précisément encadrée par la loi.
L’employeur est tenu de conserver une copie de tous les bulletins de paie de chaque salarié pendant une période de 5 ans au minimum. Cette règle s’applique que la copie soit au format papier ou numérique.
Pour les bulletins de paie qui sont transmis et conservés sous forme dématérialisée, des règles spécifiques s’ajoutent. L’employeur doit non seulement conserver une copie pendant 5 ans, mais il doit surtout garantir la disponibilité de ces bulletins de paie numériques sur une durée beaucoup plus longue.
Cette disponibilité doit être assurée pendant :
- soit une durée de 50 ans ;
- soit jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de la retraite augmenté de 6 ans, ou jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de 75 ans.
Le point de départ de ces différentes durées pour les bulletins dématérialisés est la date de leur transmission au salarié.
Malgré cette longue durée de conservation imposée à l’employeur pour les bulletins dématérialisés, l’employeur n’a pas d’obligation légale de fournir un duplicata si le salarié égare sa fiche de paie, bien qu’il soit recommandé au salarié de conserver ses bulletins sans limitation de durée jusqu’à sa retraite.
Modalités de conservation et sécurisation
Quelle que soit la forme (papier ou numérique), l’employeur doit être en mesure de présenter une copie des bulletins lors d’un contrôle de l’inspection du travail. La conservation des documents numériques doit garantir la sécurisation et la confidentialité des données. L’utilisation d’outils informatiques fiables, comme des logiciels de paie ou des coffres-forts numériques, est recommandée pour assurer cette conservation sécurisée.
Sanctions en cas de non-conservation
Le non-respect de l’obligation de conserver les bulletins de paie constitue un manquement. En cas de contrôle par l’inspection du travail, si l’employeur n’est pas en mesure de présenter une copie des bulletins de paie de ses salariés, il s’expose à des sanctions.
Ce manquement est considéré comme une contravention de 3ème classe. L’employeur est passible d’une amende qui peut atteindre 450 € pour chaque bulletin manquant. Cette amende sanctionne l’absence de conservation de la copie requise.
