Les congés payés sont un droit fondamental pour tout salarié, établi par la loi. Ils ont pour but principal de permettre au salarié de se reposer. Tout salarié, quelle que soit la nature de son contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation), acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables par an. La période de référence pour l’acquisition est généralement du 1er juin au 31 mai, sauf accord collectif. Le droit à congés est ouvert dès l’embauche, à condition que des droits aient été acquis.
Obligations de l’employeur
Il est de la responsabilité de l’employeur de prendre les mesures nécessaires pour permettre au salarié de prendre ses congés. Cela inclut d’informer les salariés de la période de prise et de l’ordre des départs, défini par accord collectif ou, à défaut, par l’employeur après avis du CSE. L’ordre des départs doit tenir compte de critères comme la situation familiale, l’ancienneté et l’activité multi-employeurs. L’employeur ne peut modifier les dates de départ moins d’un mois avant, sauf circonstances exceptionnelles. Si l’employeur ne remplit pas ses obligations et empêche le salarié de prendre ses congés, il peut être condamné à verser des dommages-intérêts. L’employeur doit pouvoir prouver qu’il a incité le salarié à prendre ses congés.
Principe de la perte des congés non pris
En règle générale, les congés payés doivent être pris chaque année pendant la période de prise définie (qui doit inclure la période du 1er mai au 31 octobre). S’ils ne sont pas pris à la fin de cette période, les jours de congés sont, en principe, perdus, car ils ne peuvent pas être remplacés par une indemnité, sauf en cas de rupture du contrat de travail.
Exceptions au principe de perte et possibilités de report
Bien que la règle soit la perte des jours non pris, il existe des exceptions permettant le report des congés:
- Autorisation de l’employeur : L’employeur peut, à la demande du salarié, autoriser le report. C’est une faculté pour l’employeur, pas un droit pour le salarié. L’autorisation expresse est nécessaire.
- Impossibilité indépendante de la volonté du salarié : Le report est possible si le salarié n’a pas pu prendre ses congés en raison de certaines absences légales, comme un arrêt maladie (professionnel ou non), un congé maternité, paternité ou adoption. Depuis une loi récente (avril 2024), les périodes d’arrêt pour maladie non professionnelle ouvrent également droit à congés payés (limitées à 2 jours ouvrables par mois, dans une limite annuelle). Dans ces cas, les congés acquis peuvent être reportés. La durée minimale de report est de 15 mois. Le point de départ de cette période de report dépend de la situation : à compter de l’information donnée par l’employeur au salarié à sa reprise du travail, ou à compter de la fin de la période d’acquisition si l’arrêt dure plus d’un an et que le contrat est toujours suspendu. L’employeur doit informer le salarié de ses droits et de la date limite de prise après son retour d’un arrêt maladie.
- Faute de l’employeur : Si le salarié prouve que c’est l’employeur qui l’a empêché de prendre ses congés, il ne les perd pas et peut demander des dommages et intérêts. Pour les congés conventionnels, c’est au salarié de prouver qu’il a été empêché.
- Accords collectifs : Des accords d’entreprise ou de branche peuvent prévoir des règles de report, notamment dans le cadre du compte épargne-temps (CET) où les congés (au-delà de la 4ème semaine) peuvent être affectés.
- Cas particuliers : Le report est aussi possible pour les salariés de retour de congé maternité/adoption, même si la période de prise est expirée, ou dans le cadre de congés pour création d’entreprise ou congé sabbatique.
Conséquences des congés non pris ou non reportés
Si les congés ne sont pas pris ou reportés dans les conditions légales ou conventionnelles, ils sont perdus. Pour le salarié, prendre des congés sans autorisation de report constitue une faute. Pour l’employeur, le non-respect des règles (ne pas permettre la prise, ne pas informer) peut entraîner des condamnations à des dommages-intérêts voire des amendes.
Indemnité compensatrice
L’indemnisation des congés payés non pris sous forme d’indemnité compensatrice n’est obligatoire qu’en cas de rupture du contrat de travail. Elle est due quelle que soit la cause de la rupture. Pour certaines professions (BTP, spectacle…), cette indemnité est versée par une caisse de congés payés à laquelle l’employeur est affilié. L’indemnité compensatrice est considérée comme du salaire et est soumise à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
