Le calcul de l’effectif salarié d’une entreprise est une démarche essentielle, car il conditionne l’accès à de nombreux dispositifs ou l’application de diverses obligations, tant en matière sociale que fiscale. Comprendre les règles de décompte de cet effectif annuel moyen est primordial pour anticiper les éventuelles conséquences liées au franchissement de certains seuils à compter du 1er janvier 2026.
Des règles unifiées depuis 2020 pour l’effectif « sécurité sociale »
Les modalités de calcul des seuils d’effectif sont standardisées et s’appuient principalement sur les règles définies par l’article L. 130-1 du code de la sécurité sociale. Ce cadre unique vise à simplifier la gestion pour les entreprises.
Quand ces règles sont-elles entrées en vigueur ?
Ces règles sont applicables depuis le 1er janvier 2020. Elles ont été utilisées pour la première fois pour l’année 2020, sur la base de l’effectif 2019 calculé selon cette nouvelle approche. Des exceptions s’appliquent notamment aux entreprises nouvelles.
Champ d’application des règles d’effectif
De nombreuses obligations ou avantages sociaux sont concernés par ces règles de décompte des effectifs. Voici une synthèse des principaux dispositifs liés à l’effectif « sécurité sociale »
- Formation professionnelle et apprentissage :
- Contribution à la formation professionnelle : taux variant selon que l’entreprise compte moins de 11 salariés ou 11 salariés et plus.
- Taxe d’apprentissage et contribution supplémentaire : rémunérations dues aux apprentis par les employeurs de moins de 11 salariés exonérées de la taxe ; employeurs de 250 salariés et plus n’ayant pas un quota suffisant d’alternants à l’effectif.
- Participation construction : au moins 50 salariés.
- Participation, intéressement et plans d’épargne salariale :
- Mise en place de la participation aux résultats : au moins 50 salariés.
- Possibilité d’appliquer directement un dispositif d’intéressement de branche : moins de 50 salariés.
- Droit pour les dirigeants de bénéficier de la participation, de l’intéressement et des plans d’épargne salariale : au moins 1 et moins de 250 salariés.
- Exemption de forfait social sur l’épargne salariale : sur la participation (entreprises non assujetties à la participation à titre obligatoire, donc moins de 50 salariés) et sur l’intéressement (entreprises de moins de 250 salariés).
Comment calculer l’effectif annuel moyen ?
L’effectif salarié est un effectif annuel moyen, calculé sur l’année civile précédente. C’est le 1er janvier de l’année N que l’on détermine les obligations de l’entreprise en se basant sur la moyenne de l’effectif de l’année N-1. Ainsi, pour connaître les obligations au 1er janvier 2026, il faut se référer à l’effectif moyen de 2025.
La méthode de décompte générale
L’effectif salarié est calculé au niveau de l’entreprise, en tenant compte de tous les établissements. Il s’agit d’une moyenne des effectifs mesurés chaque mois de l’année civile précédente. Pour ce calcul, les mois sans aucun salarié ne sont pas pris en compte. L’effectif est arrondi au centième, sans tenir compte de la fraction d’effectif au-delà de la deuxième décimale. Les salariés à temps plein sont comptés pour une unité. Les salariés à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur temps de travail contractuel par rapport à la durée légale ou conventionnelle.
Qui est pris en compte et qui est exclu ?
L’employeur doit comptabiliser toutes les personnes liées par un contrat de travail, y compris, si nécessaire, les agents et salariés du secteur public soumis au régime d’assurance chômage.
Salariés pris en compte :
- Salariés titulaires d’un contrat de travail.
- Agents et salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage.
Salariés exclus :
- Apprentis (sauf pour la tarification AT/MP).
- Bénéficiaires de contrats aidés, bénéficiaires de contrats de professionnalisation (sauf pour la tarification AT/MP).
- Salariés recrutés en CDD pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu (le salarié absent ou remplacé est, lui, décompté).
- Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les intérimaires (ils sont comptabilisés par leur entreprise employeur).
- Stagiaires qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail.
- Volontaires en service civique.
- Dirigeants non titulaires d’un contrat de travail.
Cas particuliers : entreprises nouvelles et modifications juridiques
Pour les entreprises nouvellement créées qui embauchent leur premier salarié, l’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois de cette première embauche. Si cet effectif dépasse un seuil, les obligations s’appliquent dès l’année de la première embauche, sans attendre le délai de gel de 5 ans.
Pour les années suivantes, l’effectif est calculé selon la méthode annuelle moyenne classique. En cas de modification de la situation juridique de l’employeur (par exemple, un transfert de contrats de travail), l’effectif à prendre en compte pour l’année du transfert est celui présent le dernier jour du mois où le transfert a eu lieu. Les années suivantes, le calcul redevient annuel moyen.
Les conséquences du franchissement de seuil et le mécanisme de gel
Le franchissement d’un seuil d’effectif peut entraîner de nouvelles obligations ou la perte d’avantages. Pour atténuer ces effets, la loi a instauré un mécanisme de gel.
Le principe du gel sur cinq ans
La loi PACTE a mis en place un mécanisme de limitation des effets de seuil. Le franchissement à la hausse d’un seuil ne produit d’effet que si ce seuil est atteint ou dépassé durant cinq années civiles consécutives.
Ce dispositif permet aux entreprises de s’adapter progressivement aux nouvelles obligations. Il s’est appliqué dans le cas général pour la première fois à partir de l’année 2020, pour les franchissements de seuils constatés avec l’effectif 2019. Ce gel ne s’applique pas aux entreprises nouvelles ou à celles qui embauchent leur premier salarié.
De plus, certains dispositifs sociaux prévoyant des financements ou des régimes dérogatoires font perdre immédiatement leur bénéfice en cas de franchissement de seuil, sans application du gel sur cinq ans.
Effets du seuil à la hausse après une période de gel
Une entreprise qui franchit un seuil au 1er janvier 2026, sur la base de son effectif 2025, ne sera assujettie à l’obligation correspondante que si ce franchissement est maintenu durant les cinq années civiles consécutives (soit de 2026 à 2030 inclus). L’obligation prendra effet au 1er janvier 2031, à condition que l’entreprise ne soit pas redescendue sous le seuil concerné pendant cette période.
Que se passe-t-il en cas de baisse d’effectif ?
Si l’entreprise repasse sous un seuil d’effectif au titre d’une année civile, les compteurs du mécanisme de gel sont remis à zéro. Si elle franchit à nouveau ce seuil par la suite, elle bénéficiera d’un nouveau délai de cinq ans.
Par exemple, si une entreprise est passée sous les 11 salariés en 2025 (sur la base de l’effectif 2024), elle ne sera plus redevable des obligations liées à ce seuil. Si elle dépasse de nouveau les 11 salariés plus tard, elle bénéficiera d’un nouveau moratoire de cinq ans avant que l’obligation ne s’applique.
Exceptions au mécanisme de gel
Le mécanisme de limitation des effets de seuil ne s’est pas appliqué aux entreprises qui, au 1er janvier 2020, avaient déjà un effectif égal ou supérieur à un seuil et étaient déjà soumises aux obligations correspondantes pour 2019. Des exclusions transitoires ont également été définies par décret.
Enfin, les employeurs qui bénéficiaient d’un ancien mécanisme de gel ou de lissage des effets de seuil avant le 31 décembre 2019 ont continué à l’appliquer jusqu’à son terme, sans pouvoir prétendre au nouveau dispositif de gel sur cinq ans.
