Employeur, êtes-vous en possession des dispenses d’adhésion mutuelle de vos salariés ?

En France, la mise en place d’une complémentaire santé collective et obligatoire est une réalité pour toutes les entreprises depuis 2016. Cette obligation, issue de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) de 2013, vise à garantir à tous les salariés un accès à une couverture santé.

Cependant, des exceptions existent, permettant à certains de vos employés de refuser cette adhésion. Savoir gérer ces dispenses est primordial pour votre entreprise.

Principe de l’adhésion obligatoire à la mutuelle d’entreprise

Le Code de la Sécurité sociale impose à tous les employeurs du secteur privé de proposer une couverture complémentaire santé à l’ensemble de leurs salariés. Cette mutuelle d’entreprise doit être collective (concerner tous les salariés ou des catégories objectives de personnel) et obligatoire. L’employeur prend en charge au moins 50% de la cotisation globale.

Le caractère obligatoire du régime, essentiel pour bénéficier des exonérations de charges sociales, signifie que le salarié ne peut, en principe, refuser son affiliation. Néanmoins, la réglementation prévoit des cas de dispense précis, autorisant le salarié à ne pas adhérer au dispositif. Il ne s’agit pas d’exclure d’office certaines catégories de salariés, mais d’une faculté laissée à l’employé.

Les cas de dispense d’adhésion à la mutuelle

Les situations permettant à un salarié de refuser l’adhésion à la mutuelle d’entreprise sont limitativement énumérées. On distingue deux grandes catégories : les dispenses dites de droit, que le salarié peut faire valoir même si l’acte de mise en place du régime ne les mentionne pas, et les dispenses facultatives, qui doivent impérativement être prévues par l’acte juridique instituant la mutuelle (accord collectif, référendum ou décision unilatérale de l’employeur).

Les dispenses de droit à la couverture frais de santé

Ces dispenses s’appliquent de plein droit si le salarié remplit les conditions, indépendamment des dispositions de l’acte de mise en place du régime :

• Les salariés bénéficiant de la complémentaire santé solidaire (C2S). La dispense joue tant que le salarié est couvert par la C2S.
• Les salariés déjà couverts par une assurance individuelle « frais de santé » au moment de la mise en place du régime ou, si elle est postérieure, de leur embauche. La dispense est valable jusqu’à l’échéance de leur contrat individuel.
• Les salariés déjà couverts, y compris en tant qu’ayants droit, par l’un des dispositifs suivants :
  • Le régime local d’Alsace-Moselle.
  • Le régime complémentaire de la caisse d’assurance maladie des industries électriques et gazières (CAMIEG).
  • Les mutuelles des agents de l’État ou des collectivités territoriales.
  • Les contrats d’assurance groupe dits Madelin.
  La dispense est valable tant que le salarié bénéficie de cette autre couverture.
• Les salariés embauchés avant la mise en place d’un régime par Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE), si ce régime prévoit une cotisation salariale (loi Évin).
• Les salariés en CDD ou en contrat de mission dont la durée de la couverture collective proposée par l’entreprise est inférieure à trois mois, sous réserve de justifier d’une couverture individuelle respectant les conditions des contrats responsables.

Un cas particulier concerne les salariés couverts en tant qu’ayant droit. Même si le régime du conjoint prévoit l’affiliation des ayants droit à titre facultatif, le salarié peut demander une dispense s’il est déjà couvert par un autre régime collectif obligatoire. La Cour de cassation a confirmé cette position le 7 juin 2023.

Les dispenses facultatives (qui doivent être prévues par l’acte de mise en place)

Pour être valides, ces dispenses doivent être explicitement mentionnées dans l’accord collectif, le référendum ou la décision unilatérale de l’employeur instituant le régime de mutuelle :

• Les apprentis, les salariés en CDD ou les intérimaires titulaires d’un contrat de travail ou de mission d’au moins 12 mois, s’ils attestent d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour les mêmes garanties.
• Les apprentis, les salariés en CDD ou les intérimaires titulaires d’un contrat de travail ou de mission inférieur à 12 mois, sur simple demande.
• Les salariés à temps partiel et les apprentis dont l’adhésion au régime les conduirait à régler une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute, sur simple demande.
• Les salariés bénéficiant, y compris en tant qu’ayants droit, d’une autre couverture pour les mêmes risques au titre :
  • D’une autre couverture collective et obligatoire exonérée.Du régime spécial de sécurité sociale des gens de mer (ENIM).De la caisse de prévoyance et de retraite des personnels de la SNCF (CPRPSNCF).
  Ils doivent justifier chaque année de cette autre couverture.
• Les salariés embauchés avant la mise en place d’un régime par DUE, y compris si le financement est exclusivement patronal, sur simple demande.

Les modalités de la demande de dispense

Une dispense d’affiliation ne peut s’appliquer qu’à la demande du salarié concerné. Cette démarche est cruciale :

• Le salarié doit formuler sa demande, généralement au moment de l’embauche, ou à la date de mise en place des garanties, ou encore à la date à laquelle il remplit les conditions de dispense.
• La demande prend le plus souvent la forme d’une déclaration sur l’honneur remise à l’employeur. Le salarié doit déclarer le cadre de sa dispense (par exemple, bénéfice de la C2S), le nom de l’organisme assureur de sa couverture alternative, et, le cas échéant, la date de fin de son droit.
• Certaines dispenses exigent une justification annuelle de la couverture alternative du salarié (par exemple, en cas de bénéfice d’une autre couverture collective obligatoire).
• La demande de dispense du salarié doit mentionner qu’il a été informé par l’employeur des conséquences de son choix (notamment l’absence de garanties de l’entreprise). L’employeur doit s’assurer que cette information a bien été délivrée.
• L’employeur doit conserver précieusement ces demandes de dispense et les justificatifs éventuels. En cas de contrôle, il doit être en mesure de les produire pour chaque salarié non affilié.

Conséquences pour l’employeur à défaut d’avoir les dispenses de ses salariés

Ne pas respecter les règles relatives aux dispenses d’adhésion, ou ne pas pouvoir prouver qu’un salarié a bien demandé sa dispense, expose l’entreprise à des risques importants :

• Remise en cause des exonérations de charges sociales : Les contributions patronales versées pour la mutuelle sont normalement exonérées de cotisations sociales. Si le caractère obligatoire du régime n’est pas établi, faute de dispenses en bonne et due forme pour les salariés non-affiliés, l’URSSAF peut considérer que le régime n’est pas « collectif et obligatoire ». Dans ce cas, les contributions de l’employeur sont réintégrées dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale, devenant ainsi soumises à cotisations.
• Redressement URSSAF : L’entreprise s’expose à un redressement de l’URSSAF, avec le paiement des cotisations, contributions et taxes dues, assorti de majorations et pénalités de retard.
• Obligation de couverture : En cas de non-affiliation non justifiée d’un salarié, l’employeur pourrait être tenu de prendre en charge les frais de santé de ce dernier, comme s’il avait été couvert par la mutuelle d’entreprise.

La vigilance est donc de mise pour les employeurs. Une gestion rigoureuse des dispenses d’adhésion est la clé pour sécuriser le dispositif de protection sociale complémentaire de l’entreprise et éviter tout litige avec l’URSSAF.