Non, le coffre-fort numérique (CFN) n’est pas une obligation légale spécifique pour les entreprises. L’employeur n’a pas l’obligation de le mettre en place.
Cependant, si l’employeur choisit de transmettre les bulletins de paie par voie électronique (ce qui est désormais la norme, renforcée par la loi Travail), il a l’obligation de s’assurer que le moyen utilisé garantit la sécurité, l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des données. L’utilisation d’un coffre-fort électronique ou d’autres solutions sécurisées est nécessaire pour cela.
Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le coffre-fort électronique est considéré comme la solution la plus adaptée pour distribuer les bulletins de paie dématérialisés dans les règles, conformément aux exigences du RGPD et de la Loi Travail de 2016, qui imposent une distribution sécurisée sous peine d’amende.
De plus, plusieurs évolutions rendent l’adoption d’un coffre-fort numérique RH quasi indispensable :
- La dématérialisation des bulletins de paie est la norme.
- Les contrôles de l’inspection du travail sont plus stricts et exigent une traçabilité irréprochable.
- Les attentes des collaborateurs en matière de digitalisation augmentent.
- Les cybermenaces imposent un haut niveau de protection des données sensibles.
Dans le contexte de la transmission des bulletins de paie, le coffre fort numérique permet de répondre très facilement à ces obligations légales et de respecter la réglementation en vigueur (RGPD, loi Travail de 2016). Il assure un archivage à vocation probatoire, consultable en cas de contestation ou de contrôle.
Notons que tout salarié dispose d’un droit de refus concernant l’archivage électronique de ses bulletins de salaire, ce qui implique une transmission papier. L’employeur doit informer les salariés de la dématérialisation et leur laisser la possibilité de s’y opposer. En cas d’opposition, l’employeur doit fournir les bulletins en format papier.
