Oui, en tant que salarié, vous avez le droit de refuser la dématérialisation de vos bulletins de salaire. Ce n’est pas une obligation légale pour vous d’accepter de recevoir vos bulletins de paie sous forme électronique. Ce refus est légitime et l’employeur est tenu de le respecter. Le bulletin de paie au format papier ne sera pas totalement supprimé en 2025.
Les points à connaître concernant votre droit de refus
Comment exprimer votre refus :
- Votre refus doit être clair et exprimé par écrit ou de manière formelle.
- Vous devez le notifier à l’employeur par tout moyen lui conférant une date certaine.
- Cela peut inclure un courrier postal, un e-mail, ou une remise en mains propres contre émargement. La lettre recommandée avec accusé de réception est considérée comme la forme la plus fiable pour garder une trace datée.
- Certaines plateformes RH permettent de signaler directement votre refus, par exemple en cochant une case dans votre espace salarié.
- L’employeur peut aussi mettre à disposition un formulaire papier pour recueillir les refus, ce qui permet un processus clair.
Quand pouvez-vous refuser :
- Vous pouvez exprimer votre refus à tout moment.
- Cela peut être fait préalablement à l’émission du premier bulletin de paie électronique, ou postérieurement à cette première émission.
Obligations de l’employeur face à votre refus :
- Si vous vous opposez à la dématérialisation, il est formellement interdit à l’employeur de vous remettre un bulletin de paie dématérialisé.
- L’employeur est tenu de respecter votre décision.
- Il a l’obligation de vous fournir vos bulletins de paie sous format papier. L’employeur devra alors gérer simultanément la distribution électronique pour certains salariés et la distribution papier pour ceux qui refusent.
Délai de mise en conformité pour l’employeur :
- Une fois que vous avez notifié votre refus, l’employeur dispose d’un délai de 3 mois maximum pour s’y conformer et recommencer à vous fournir des bulletins de paie papier.
Information préalable par l’employeur :
- L’employeur a l’obligation de vous informer de la dématérialisation de vos bulletins de paie et de vous laisser la possibilité de vous y opposer.
- Cette information sur votre droit d’opposition doit être donnée au moins 1 mois avant la première émission du bulletin de paie électronique, ou au moment de votre embauche. Elle doit être communiquée par tout moyen conférant une date certaine.
- L’employeur doit communiquer de manière claire et transparente sur vos droits concernant le mode de réception des bulletins de paie.
La loi vous protège et vous permet de refuser la dématérialisation de vos bulletins de paie. Il suffit d’exprimer ce refus clairement par écrit à votre employeur, qui disposera alors d’un délai pour revenir à la version papier pour vous.
Exemple de lettre de refus de la dématérialisation du bulletin de paie
Voici un modèle de lettre que vous pouvez adapter pour notifier votre refus à votre employeur.
Objet : Refus de la dématérialisation de mon bulletin de paie
Madame, Monsieur, [titre du destinataire – si vous le connaissez]
- Choisissez l’une des options suivantes selon votre situation :
- Option 1 (Si la dématérialisation est annoncée mais pas encore mise en place) : Vous m’avez informé(e) [préciser si par écrit, réunion, etc.] de la prochaine dématérialisation des bulletins de paie au sein de l’entreprise.
- Option 2 (Si vous recevez déjà vos bulletins de paie en format électronique) : Depuis [préciser la période, ex : le mois dernier, X mois], je reçois mes bulletins de paie sous forme électronique via [préciser le moyen, ex : un espace en ligne, email].
Je vous informe par la présente que, conformément aux dispositions légales en vigueur concernant le droit d’opposition du salarié à la dématérialisation des bulletins de paie, je m’oppose à la remise de mes bulletins de paie sous forme électronique.
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir me fournir mes bulletins de salaire en format papier à compter du prochain cycle de paie.
Je vous notifie ce refus par [préciser le moyen utilisé : lettre recommandée avec accusé de réception, email, remise en main propre contre décharge] ce jour, moyen conférant date certaine à ma demande. Je sais que vous disposerez alors d’un délai pour vous conformer à ma demande.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Conseils pour l’envoi : la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) est le moyen le plus sûr pour prouver la date de votre envoi et sa réception par l’employeur.
Certaines plateformes RH (comme Eurécia, Digiposte…) peuvent également proposer un moyen intégré pour signaler votre refus, comme cocher une case. Si votre entreprise utilise un tel système et vous en a informé, cela peut être une option formelle et acceptée.
Quelle que soit la méthode choisie, conservez une copie de votre notification et la preuve de son envoi ou de sa réception. Votre refus peut être exprimé à tout moment et n’est pas irrévocable, vous pourriez revenir sur votre décision plus tard si vous le souhaitez.
