À l’ère du Big Data, les données collectées en entreprise sont de plus en plus riches et complexes. Face à ces volumes, la visualisation de données gagne en notoriété depuis quelques années. Autrefois principalement utilisée dans les domaines du marketing et du commerce, la data visualisation se fait progressivement une place au sein des Ressources Humaines qui s’y intéressent de plus en plus.
Le recours croissant à la digitalisation offre aux professionnels des ressources humaines un nouvel « or noir » à exploiter : la donnée. Le service paie est lui aussi concerné, bénéficiant d’un capital précieux pour analyser, orienter et améliorer les politiques de rémunération. La data paie est devenue l’or noir du service rh.
La data RH représente en effet un gisement d’informations considérable, quantitatives comme qualitatives, qui permettent de mieux orienter les décisions et de définir plus efficacement les priorités. La donnée permet ainsi de sortir d’une logique de gestion pour entrer dans une démarche de pilotage. Elle offre une opportunité unique de projection étayée par la data.
Qu’est-ce que la data visualisation ?
La data visualisation est l’utilisation de représentations visuelles interactives et informatisées de données pour simplifier la connaissance. Elle permet en effet de faciliter la lecture de données en les présentant sous formes d’images, de graphiques, de pictogrammes, de cartes, etc..
Cette approche permet aux utilisateurs de comprendre rapidement des informations à travers des graphiques, des diagrammes ou des cartes, simplifiant ainsi la prise de décisions par rapport à la lecture de tableaux de chiffres.
Traiter et analyser des quantités importantes de données peut s’avérer complexe et chronophage, c’est pourquoi il est pertinent de passer à l’utilisation d’outils adaptés. Ces derniers permettent des représentations visuelles claires, synthétiques et des informations compréhensibles et accessibles à tous. La data visualisation répond également aux nouveaux besoins des collaborateurs : pouvoir visualiser des données non seulement justes mais surtout pertinentes, les avoir à disposition, en tout temps.
La data visualisation permet de contextualiser la donnée et ainsi d’embarquer les utilisateurs au travers d’une « histoire ». Maitriser le fond mais aussi la forme de la donnée va conditionner la réussite globale d’un projet décisionnel d’entreprise. La donnée est généralement représentée dans un tableau de bord RH dit aussi « dashboard » qui est un ensemble d’indicateurs de pilotage à court terme dont le but est d’améliorer les performances des opérations de l’entreprise. L’attention portée à l’élaboration des tableaux de bord va être une réelle aide à la décision pour la stratégie de l’entreprise.
Pour un tableau de bord efficace, les indicateurs doivent être limités à cinq par axe d’analyse afin de remplir leur rôle d’aide au pilotage stratégique. Les graphiques doivent communiquer concrètement et éviter toute confusion. Il est donc nécessaire de maitriser le choix des types de graphiques et trouver la meilleure manière de présenter l’information clé. Par exemple, un graphique linéaire sera plutôt utilisé pour illustrer une tendance, tandis qu’un diagramme en bâtons permettra de faire des comparaisons. Il faut aussi utiliser des mots clés et mises en forme adaptées aux interlocuteurs et définir un code couleur parlant. Le tableau de bord doit être simple et sobre pour être efficace : son message clé doit pouvoir être compris en moins de 5 secondes.
La data dans les domaines RH et paie
Dans le domaine des Ressources Humaines, l’efficacité RH se base sur une bonne connaissance de ses données au travers du reporting et leur compréhension. La data visualisation permet de présenter de manière attractive les données du SIRH.
Pour la paie, la data visualisation peut optimiser la gestion des salaires, la conformité réglementaire, et l’analyse des coûts de main-d’œuvre. Des tableaux de bord peuvent montrer la répartition des salaires ou visualiser la conformité avec les réglementations fiscales. Les diagrammes peuvent montrer les coûts de main-d’œuvre. Le service paie est pleinement concerné afin d’analyser les données salariales – à la fois pour établir des audits, limiter le risque d’anomalies et corriger celles existantes, ou encore garder un coup d’avance sur les prochaines NAO.
La plus-value du gestionnaire de paie porte notamment sur l’analyse de masse salariale; un enjeu RH majeur pour mettre en place et/ou maintenir une politique de rémunération à même d’attirer et de retenir les talents, tout en étant en capacité de maîtriser les coûts et leur évolution. Cette approche analytique va donc contribuer à cet équilibre subtil, en prenant si besoin des mesures correctives et, plus largement, en concrétisant les axes d’amélioration indispensables à court ou moyen termes. En offrant la possibilité d’analyser le passé – et le présent – pour préparer l’avenir, la data s’impose de plus en plus comme un élément déterminant de la stratégie RH.
La data peut servir plusieurs objectifs : à un instant T, elle fournit des éléments pour analyser la performance organisationnelle et repérer des axes d’amélioration. La donnée offre aussi la possibilité de gagner en capacité d’anticipation, par exemple pour prévenir un turn-over massif.
Mettre en place un projet de data exploitation
Pour exploiter les données de l’écosystème RH pour une vision en temps réel et à 360°, il est possible de bénéficier de solutions innovantes. Ces solutions d’exploitation des données paie et RH sont conçues pour fournir des tableaux de bord dynamiques, des reportings complets et des indicateurs clés de performance afin de répondre aux obligations légales tout en offrant une vision complète de l’organisation. Grâce à l’expertise en analyse de données, les données brutes sont transformées en insights exploitables, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées basées sur des données réelles et précises. Des services de développeurs et data analystes peuvent proposer une gamme complète de solutions pour l’exploitation et la sécurisation de données. Ces services comprennent la création de tableaux de bord personnalisés, des reportings complets pour identifier les tendances, les anomalies et les opportunités d’amélioration, et le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents.
La première étape pour mettre en place un projet de data visualisation est d’identifier les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de visualisation des données, les indicateurs de performance clés et les processus qui bénéficieraient d’une visualisation améliorée. Cela nécessite une collaboration étroite entre les dirigeants, les départements concernés (finance, paie) et les équipes informatiques.
Une fois les objectifs définis, il est crucial de collecter les données pertinentes. Ces données doivent être nettoyées et organisées pour assurer leur qualité et leur cohérence. Les données peuvent provenir de diverses sources : bases de données internes, systèmes ERP, logiciels de paie, etc.. Bien évidemment, il est essentiel d’avoir des données fiables, à jour et enrichies le plus possible. Les données RH utiles au gestionnaire de paie doivent être disponibles, centralisées, facilement accessibles et exploitables, complètes et à jour, harmonisées et structurées. Le choix de l’endroit où sont stockées les données est un levier important. La donnée traitée doit être fiable, utile, précise et cohérente avec l’organisation et son environnement, régulière, facile à comprendre et rapide.
Il existe de nombreux outils de data visualisation disponibles sur le marché. Le choix de l’outil dépendra des besoins spécifiques, de la complexité des données et du budget. Il est important de choisir un outil intuitif et adapté aux utilisateurs finaux. Avec les données prêtes et les outils en main, l’étape suivante est la création des visualisations. Cela peut inclure la conception de tableaux de bord interactifs qui permettent aux utilisateurs de filtrer et de manipuler les données en temps réel. L’accent doit être mis sur la clarté et la pertinence des visuels, en évitant les graphiques surchargés ou difficiles à interpréter.
Pour que la data visualisation soit efficace, les utilisateurs doivent être formés à l’utilisation des nouveaux outils. Cela peut inclure des sessions de formation, des manuels d’utilisation, et un support continu. La formation doit se concentrer sur l’interprétation des visualisations et l’exploitation des données pour la prise de décision.
Enfin, il est recommandé de mesurer l’efficacité des visualisations mises en place. Cela peut inclure des retours d’expérience des utilisateurs, l’analyse des décisions prises à partir des visualisations, et l’ajustement des tableaux de bord en fonction des besoins évolutifs de l’entreprise. L’adoption du Big Data ne peut avoir lieu que dans des organisations avec une forte culture de la mesure de la performance.
Technologie et interopérabilité
Dans l’écosystème complexe des ressources humaines, la gestion des données peut souvent devenir fastidieuse et inefficace. L’expertise en interface data RH travaille à connecter de manière transparente les différents outils RH, éliminant ainsi la nécessité de saisir les données plusieurs fois et garantissant leur intégrité à travers tout le système. L’intégration des outils RH, tels que les systèmes de paie, les logiciels de gestion des congés et de suivi des performances, permet de créer un écosystème harmonieux où les données circulent librement, en toute sécurité et sans friction. En automatisant les flux de données entre les différents systèmes, il est possible de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs liées à la saisie manuelle des données. La sécurité des données est une priorité et des protocoles stricts sont mis en place pour garantir la confidentialité et l’intégrité des informations sensibles.
L’interopérabilité des solutions a un impact profond sur l’efficacité des gestionnaires de paie. Grâce aux API, il est possible d’offrir de l’agilité aux experts de la fonction RH et leur permettre d’exploiter vraiment les données pour augmenter la productivité et la performance. Il est important de noter que la DSN (Déclaration sociale nominative) a apporté une normalisation des données.
La data visualisation est un levier puissant pour les entreprises, notamment dans les domaines stratégiques de la finance et de la paie. En transformant des données brutes en visuels intuitifs, elle permet aux dirigeants de prendre des décisions plus rapides et plus informées.
