En tant qu’employeur, la gestion de la paie est certes une tâche complexe et chronophage, mais elle implique des obligations légales strictes. Toute entreprise employant des salariés est tenue de leur délivrer un bulletin de paie lors du versement de leur rémunération. Cette fiche de paie, doit être remise mensuellement en récapitulant tous les éléments constituant le salaire et permettant son calcul. Il s’agit d’une pièce justificative essentielle, qui a une valeur juridique.
Quel est le délai légal de remise ?
La question du délai de remise est fréquente. Le Code du travail ne prévoit pas de délai légal précis entre le paiement du salaire et la date de délivrance du bulletin de paie. Cependant, la loi impose le respect de deux conditions cumulatives:
- La date de délivrance du bulletin de paie doit être similaire d’un mois à l’autre, instaurant un principe de régularité.
- La remise du document doit intervenir tous les 30 jours au plus tard.
Bien qu’il n’existe pas de délai légal précis, l’employeur est libre de fixer la date de remise de la fiche de paie, à condition de la respecter chaque mois et de ne pas dépasser un délai de 30 jours suivant la fin de la période de paie concernée.
En principe, le paiement du salaire et la remise du bulletin de paie doivent intervenir simultanément. Le bulletin de paie doit être remis à chaque versement de rémunération. Il doit être délivré même si le contrat de travail a été interrompu ou si le solde de tout compte a été signé.
La seule exception où l’employeur est dispensé de remettre un bulletin est lorsque le contrat de travail est suspendu et qu’aucun salaire n’est dû, comme pour un congé parental d’éducation à taux plein ou un congé de maternité/adoption sans perception de rémunération (uniquement IJSS). En cas de rupture du contrat de travail, le solde de tout compte et la fiche de paie justifiant la dernière rémunération doivent être remis au salarié lors de son dernier jour travaillé.
Modalités de remise et droit d’opposition du salarié
Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur a la possibilité d’avoir recours au bulletin de paie dématérialisé. Il peut choisir de remettre le bulletin au format papier (en main propre ou par voie postale) ou numérique (par voie électronique). Quelle que soit la modalité choisie, l’employeur doit garantir la disponibilité et la confidentialité des données. L’employeur doit également pouvoir prouver la remise. En cas de remise dématérialisée, il doit indiquer au salarié les modalités d’accès.
L’employeur peut choisir de remettre le bulletin au format papier ou dématérialisé, mais tout salarié dispose du droit de s’opposer à la remise de son bulletin de paie en ligne. L’employeur doit informer le salarié de ce droit au moment de l’embauche ou un mois avant la première émission électronique. Si le salarié s’y oppose, il doit en informer l’employeur. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour répondre à sa requête et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour lui fournir sa fiche de paie au format papier. Le salarié peut s’opposer à la dématérialisation à tout moment. Aucune formalité de signature ou d’émargement ne peut être exigée du salarié, en dehors de celle établissant que la somme reçue correspond au montant net. L’acceptation sans protestation d’un bulletin ne vaut pas renonciation au paiement des sommes dues.
Risques et sanctions en cas de manquement
Le non-respect de l’obligation de délivrance du bulletin de paie, ou sa remise tardive, expose l’employeur à des sanctions. En cas d’absence de délivrance ou de remise tardive, l’employeur s’expose à une amende de 450 € pour chaque bulletin de paie non remis ou remis tardivement. L’employeur peut également être condamné au versement de dommages et intérêts si le salarié démontre qu’il a subi un préjudice résultant de ce manquement. La sanction s’applique également en cas d’absence ou de retard de paiement du salaire.
Le salarié peut saisir le Conseil de Prud’hommes en cas de problème récurrent concernant ses fiches de paie. Un juge peut ordonner la remise des bulletins de paie manquants, potentiellement sous astreinte. De plus, l’absence de remise de bulletins de paie peut être constitutive d’un délit de travail dissimulé.
