La DSN est une déclaration en ligne produite tous les mois à partir des données de la paie de vos salariés. Son objectif principal est la simplification administrative. Avant sa mise en place, les entreprises devaient effectuer de multiples déclarations auprès de différents organismes de protection sociale (comme France Travail, la CNAV ou l’Urssaf). La DSN remplace toutes ces déclarations liées à l’emploi des salariés par une seule et unique déclaration.
Elle a été progressivement mise en place et est devenue obligatoire pour toutes les entreprises relevant du régime général au 1er janvier 2017, et pour le secteur public d’ici 2022. Elle s’appuie sur la loi Warsmann de 2012 visant à alléger les démarches administratives.
Comment fonctionne la DSN avec notre cabinet paie ?
En tant que cabinet d’externalisation paie, Merx Paie s’occupe de la génération et de la transmission de vos DSN. Ce dispositif s’appuie sur l’ensemble des données de paie de vos salariés.
La DSN est une transmission mensuelle unique et dématérialisée des données de paie. Elle inclut deux types de déclarations :
- La DSN périodique mensuelle : Elle reflète la situation des salariés au moment du traitement de la paie. C’est la déclaration principale que nous effectuons chaque mois pour vous.
- Les DSN événementielles : Elles sont transmises entre deux DSN mensuelles pour signaler des événements ponctuels ayant un impact sur la paie du salarié. Il s’agit notamment des arrêts de travail (maladie, maternité, paternité, accidents du travail), des reprises anticipées, ou des fins de contrat de travail. Ces signalements doivent être transmis dans les 5 jours suivant la prise en compte de l’événement dans la paie.
Informations clés transmises : Les données essentielles que nous incluons dans la DSN pour chaque établissement (la DSN est basée sur le SIRET de l’établissement, non le SIREN de l’entreprise) sont : le numéro de sécurité sociale (NIR) des salariés, les salaires versés, les cotisations payées, le SIRET de l’établissement, et les numéros de contrat (mutuelle, prévoyance, etc.). Le prélèvement à la source (PAS) est également entièrement intégré à la DSN.
Modalités de transmission : Merx Paie génère un fichier DSN au format prescrit par Net-Entreprises. Ce fichier est ensuite transmis via le site officiel net-entreprises.fr (ou le site de la Mutualité Sociale Agricole (MSA) pour le régime agricole). Nous utilisons le mode machine-to-machine, ce qui signifie que notre logiciel de paie s’authentifie directement sur le point de dépôt des déclarations, automatisant l’envoi.
Que remplace la DSN ?
La DSN a remplacé de nombreuses déclarations sociales et administratives. Parmi les principales, on peut citer :
- La DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiées), définitivement supprimée en 2023.
- Les DUCS (déclarations unifiées des cotisations sociales).
- La DMMO (déclaration mensuelle des mouvements de main d’œuvre).
- L’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières (IJ) de l’assurance maladie.
- L’attestation Pôle Emploi.
- La DOETH (déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés) pour la partie annuelle en 2021.
Elle alimente également le compte personnel de formation (CPF) et le compte professionnel de prévention (C2P).
Quels sont les avantages de la DSN pour votre entreprise ?
La DSN offre plusieurs avantages significatifs:
- Simplification administrative : Elle réduit considérablement le nombre de déclarations à effectuer et les regroupe au rythme du cycle de paie.
- Fiabilité et sécurité : En dématérialisant et en rendant les déclarations mensuelles, elle fiabilise et sécurise vos obligations sociales, réduisant les risques d’erreurs, de contentieux et de pénalités.
- Sécurisation des droits des salariés : Les données transmises garantissent les droits sociaux de vos salariés (retraite, prestations sociales, allocations chômage) en réduisant le nombre de justificatifs qu’ils auraient à produire.
Dates limites de transmission
Les dates limites de transmission de la DSN mensuelle dépendent de l’effectif de votre entreprise et de la date de versement de la paie :
- Avant le 5 du mois qui suit la paie (à midi) : Pour les employeurs de 50 salariés ou plus dont la paie est versée durant le même mois que la période effective de travail.
- Avant le 15 du mois qui suit la paie (à midi) : Pour toutes les autres entreprises.
Gestion des retours et corrections d’anomalies
Une fois la DSN transmise, elle est traitée par l’ACOSS ou la MSA qui vérifient sa conformité. Nous recevons des Comptes Rendus Métier (CRM) qui nous informent du statut de la déclaration.
- Un certificat de conformité (CRM OK) : Indique que la DSN est validée.
- Un bilan d’anomalie (CRM KO) : Indique que la DSN est refusée ou acceptée avec des corrections nécessaires.
En cas d’anomalies, notre équipe chez Merx Paie s’occupe des corrections:
- Pour les DSN périodiques, les corrections se font généralement sur la paie du mois suivant.
- Pour les DSN événementielles, un « annule et remplace » est souvent effectué.
Le service « Suivi DSN » de l’Urssaf nous permet de suivre ces anomalies en temps réel et d’obtenir des conseils pour les corriger. Si des inexactitudes sont détectées, des pénalités peuvent être appliquées, mais il existe un droit à l’erreur sous certaines conditions pour les corrections rapides.
Notre rôle est de veiller à ce que vos DSN soient conformes et transmises dans les délais, en gérant toutes les complexités techniques et réglementaires pour vous.
