Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail représentent une part significative des dépenses quotidiennes pour de nombreux salariés. Heureusement, la législation française prévoit des mécanismes de prise en charge par l’employeur, qu’ils soient obligatoires ou facultatifs, pour alléger ce fardeau. Comprendre ces dispositifs est essentiel pour les employeurs afin d’assurer leur conformité et pour les salariés afin de connaître leurs droits.
Prise en charge obligatoire des transports en commun
Si vos salariés utilisent les transports en commun pour se rendre au travail, vous avez l’obligation de prendre en charge une partie de leurs abonnements.
Montant et éligibilité
L’employeur doit rembourser au minimum 50 % du coût des abonnements souscrits par les salariés pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Cela inclut le train, le bus, le métro, le tramway, et les services publics de location de vélos.
Cette obligation s’applique à tous les salariés, y compris ceux à temps plein, à temps partiel, et les stagiaires. Pour les salariés travaillant moins qu’un mi-temps, le remboursement est calculé au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Conditions et justificatifs
Seuls les abonnements (annuels, mensuels, hebdomadaires) sont concernés, les titres de transport achetés à l’unité ne le sont pas. Le salarié doit présenter ou remettre son titre de transport à l’employeur pour justifier la dépense. Le domicile pris en compte est la résidence habituelle du salarié, souvent celle de la semaine en cas de double résidence.
Régime social et fiscal (mise à jour en 2025)
La prise en charge obligatoire de 50 % est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu. Pour l’année 2025, une dérogation importante permet à l’employeur de prendre en charge jusqu’à 75 % du coût de l’abonnement des transports publics tout en bénéficiant de la même exonération de charges sociales et d’impôt. Au-delà de 75 %, la fraction excédentaire est soumise aux charges sociales et imposable, sauf si l’éloignement n’est pas dû à une convenance personnelle.
Affichage sur le bulletin de paie
Le montant de cette prise en charge doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paie.
Prise en charge facultative des transports personnels
Contrairement aux transports en commun, l’employeur n’a pas d’obligation légale de rembourser les frais de transport personnel de ses salariés. Cependant, il peut choisir d’y participer, partiellement ou totalement. Cette participation est mise en place par accord d’entreprise ou décision unilatérale de l’employeur et doit bénéficier à tous les salariés éligibles dans les mêmes conditions.
Les conditions d’éligibilité incluent généralement que le domicile ou le lieu de travail se situe en dehors d’une zone desservie par les transports en commun, ou que l’utilisation du véhicule personnel soit indispensable en raison d’horaires de travail particuliers. Cette prise en charge n’est pas possible si le salarié bénéficie déjà d’un véhicule de fonction, d’un logement de fonction ou d’un transport gratuit de l’employeur.
Plusieurs formes de prise en charge facultative existent :
Prime de transport (ou prime carburant)
- Objectif : Cette prime vise à indemniser les frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.
- Plafonds d’exonération (mise à jour 2025) : Depuis le 1er janvier 2025, la prime de transport est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 600 € par an et par salarié. À noter qu’au sein de ce montant, les frais de carburant (essence, diesel) sont limités à 300 € par an pour l’exonération.
- Cumul : Cette prime ne peut plus être cumulée avec la prise en charge obligatoire des abonnements aux transports publics depuis le 1er janvier 2025. Elle est cependant cumulable avec les indemnités kilométriques, sous réserve de respecter les conditions spécifiques à chaque dispositif et la limite des frais réellement engagés. Elle ne se cumule pas avec la déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels. Le montant doit figurer sur le bulletin de paie.
Indemnités kilométriques
- Objectif : L’employeur peut verser des indemnités kilométriques si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel (voiture, moto, vélo) faute de pouvoir utiliser les transports en commun ou en raison d’horaires spécifiques.
- Calcul et exonération : Elles sont calculées selon un barème kilométrique fixé annuellement par l’administration fiscale, en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Une majoration de 20 % est appliquée pour les véhicules électriques. Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans la limite de ces barèmes. L’employeur doit pouvoir justifier l’existence des déplacements professionnels et le nombre exact de kilomètres parcourus, ainsi que la puissance fiscale du véhicule.
- Pour les vélos : L’employeur peut verser des indemnités kilométriques spécifiques pour l’utilisation d’un vélo mécanique ou électrique à hauteur de 0,25 €/km, exonérées de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié. Ce dispositif est désormais intégré au Forfait Mobilités Durables.
Forfait Mobilités Durables (FMD)
- Objectif : Mis en place pour encourager les modes de transport respectueux de l’environnement, le FMD permet la prise en charge des frais de trajets effectués en vélo (personnel ou en location), en covoiturage (conducteur ou passager), ou via d’autres services de mobilité partagée (location de cyclomoteurs, trottinettes électriques, véhicules en auto-partage non thermiques). Il peut aussi couvrir les transports publics non pris en charge obligatoirement.
- Montant et exonération : Le FMD est exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 600 € par an et par salarié.
- Cumul :
- Avec les transports publics : Le FMD est cumulable avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics ou de services publics de location de vélos. Dans ce cas, l’exonération totale (FMD + transports publics) est limitée à 900 € par an ou au montant de la prise en charge obligatoire si celle-ci est plus élevée.
- Avec la prime de transport : Le FMD est cumulable avec la prime de transport, mais la limite d’exonération totale pour ces deux dispositifs combinés est de 600 € par salarié et par an (dont 300 € maximum pour les frais de carburant).
- Justificatifs : L’employeur doit obtenir une attestation sur l’honneur du salarié ou un justificatif de paiement annuel prouvant l’utilisation effective des moyens de transport concernés.
Cas particuliers
Salarié en télétravail
En cas de télétravail en continu sur une période couverte par un abonnement, l’employeur n’est généralement pas tenu de prendre en charge les frais de transport s’il n’y a pas de trajets effectués. Si le télétravail est en alternance, la prise en charge s’applique normalement.
Arrêt maladie ou congés payés
Le remboursement des abonnements de transport en commun est généralement maintenu si l’abonnement a été utilisé au moins une fois dans le mois. Si l’arrêt maladie ou les congés couvrent toute la période de validité de l’abonnement sans utilisation, le remboursement peut ne pas être dû.
Déplacement professionnel
Les frais liés aux déplacements professionnels (hors trajet domicile-travail habituel) sont une catégorie distincte. Si un salarié doit se rendre temporairement dans un lieu de travail inhabituel et que le trajet est plus long que d’ordinaire, l’employeur doit une compensation (financière ou temps de repos) pour la durée excédant le trajet habituel. Des allocations forfaitaires, appelées « indemnités de grand déplacement », peuvent être versées pour les frais de nourriture et de logement si le salarié ne peut pas regagner sa résidence.
Note sur le secteur public : Les règles de remboursement des frais de transport dans la fonction publique (État, Territoriale, Hospitalière) diffèrent de celles du secteur privé, notamment en ce qui concerne le forfait mobilités durables (dont le montant est de 100 €, 200 € ou 300 € selon le nombre de jours d’utilisation) et la prise en charge des transports en commun (qui peut aller jusqu’à 75 % avec un plafond mensuel de 101,75 €). Cet article se concentre principalement sur les règles applicables au secteur privé.
