La sous-traitance de la paie est un processus par lequel une entreprise confie la gestion de la rémunération de ses employés à un prestataire de services spécialisé. Ce prestataire peut être un cabinet spécialisé dans la paie, un expert-comptable ou une entreprise de services RH. Plutôt que de gérer en interne les opérations liées aux systèmes de paie et à l’administration du personnel, l’entreprise délègue cette mission à un tiers expert : Merx Paie par exemple.
Quelles sont les missions du cabinet de sous-traitance de la paie ?
Externaliser la gestion de la paie consiste à confier à une société spécialisée le calcul et la création des bulletins de salaire, ainsi que la gestion des déclarations sociales. La sous-traitance offre aussi la liberté de se décharger de certaines autres tâches liées à l’administration du personnel et des obligations qui en découlent, comme effectuer les Déclarations Préalables à l’Embauche (DPAE) ou suivre les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Les fournisseurs spécialisés dans la gestion des tâches liées à la paie incluent le calcul des salaires, les prélèvements à la source, la distribution des salaires et la gestion de la conformité avec la réglementation applicable.
Confier la sous-traitance de votre paie à un spécialiste vous fait bénéficier de son expertise et de ses garanties de conformité vis-à-vis des conventions collectives notamment.
Différents niveaux de sous-traitance
La sous-traitance de la paie peut prendre différentes formes adaptées aux besoins spécifiques des entreprises ou des cabinets d’expertise comptable.
- La sous-traitance totale (ou globale) signifie que l’expert externe prend en charge l’intégralité du traitement social, de l’entrée à la sortie d’un salarié. Dans ce mode, le prestataire gère entièrement la paie, y compris les échanges sécurisés, et le client a accès à ses données sur le logiciel du prestataire.
- La sous-traitance partielle permet de déléguer uniquement certains dossiers complexes ou chronophages, comme les conventions collectives spécifiques ou la gestion des ressources humaines.
- La sous-traitance ponctuelle (ou service relais) répond aux pics d’activité, aux absences imprévues de collaborateurs (maladie, congés, attente de recrutement). Cette solution flexible assure la continuité du service.
Les cabinets d’expertise comptable peuvent choisir entre une sous-traitance globale (incluant les échanges avec le client) ou une sous-traitance en marque blanche, où le cabinet conserve l’exclusivité des échanges avec ses clients.
Avantages de sous-traiter la gestion des paies
En sous-traitant la paie, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, réduire leur charge administrative et bénéficier de l’expertise ainsi que de technologies spécialisées. Cela permet de réduire les erreurs et d’optimiser la totalité du service de paie.
Pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, le traitement des paies, des congés, des notes de frais, etc., représente une fonction complexe. L’externalisation de la paie possède de nombreux atouts, tels que le gain de temps et d’argent, la simplicité et la sécurité. Elle permet de gagner du temps et de réaliser des économies.
Plusieurs raisons poussent les entreprises et les cabinets d’expertise comptable à externaliser la paie :
- Maîtrise des coûts : le coût de la paie devient prévisible, basé sur l’effectif, et les coûts liés à la formation du personnel ou au logiciel sont supprimés. L’externalisation coûte jusqu’à 30% moins cher que la gestion en interne.
- Plus de conformité et sécurité : en déléguant à des professionnels, l’entreprise évite les erreurs, les retards et les litiges. Le prestataire assure une veille réglementaire permanente et une conformité totale avec la législation en vigueur. La gestion de la paie devient fiable et sécurisée.
- Gain de temps et de productivité : cela permet aux équipes internes ou au cabinet de se recentrer sur les fonctions stratégiques et les activités à forte valeur ajoutée.
- Expertise spécialisée : bénéficier du soutien et de l’accompagnement d’experts dont c’est le métier.
- Pour pallier une rupture de compétence ou un manque de ressources en interne.
- Pour les cabinets d’expertise comptable, cela représente un levier de croissance qui leur permet de se développer sans gérer la paie eux-mêmes.
Comment se déroule la sous-traitance des paies ?
Le processus de mise en place d’une sous-traitance de la paie débute par une réunion de cadrage pour identifier les points particuliers de l’entreprise. Il implique généralement la transmission par le client des documents nécessaires (accords, DSN, taux d’accident du travail, etc.), l’étude des documents par le prestataire, le paramétrage de l’outil de paie (souvent Silae), des tests et vérifications (paie à blanc), des ajustements, et l’établissement d’un calendrier des paies.
Chaque mois, l’entreprise transmet les éléments variables de paie, et le prestataire traite les bulletins, établit les déclarations sociales et la DSN. Les documents sont ensuite transmis à l’entreprise.
