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De l’automatisation à l’analyse : comment l’IA impacte la gestion de la paie ?

La France détient un record mondial : celui du pays où la gestion de la paie est la plus complexe, avec plus de 650 conventions collectives en perpétuelle évolution. Dans ce contexte, l’intelligence artificielle n’est pas un gadget mais une réponse stratégique. Automatisation, fiabilité, conformité et analyse prédictive : l’IA redonne souffle à une fonction sous pression.

Grâce au Machine Learning et au Deep Learning, l’IA ne se limite plus à automatiser : elle analyse, anticipe et conseille, redéfinissant le rôle même de la fonction paie.

L’automatisation intelligente : un gain de temps et de fiabilité

L’un des apports majeurs de l’IA est l’automatisation des tâches répétitives et chronophages :

• collecte et saisie de données,
• calcul des salaires, primes et cotisations,
• traitement des notes de frais, congés, absences et arrêts maladie.

Avec l’OCR, les justificatifs papier ou PDF sont intégrés directement dans les logiciels de paie. Résultat : un gain de 10 à 12 heures par mois par gestionnaire et une réduction des erreurs, alors que près de 15% des bulletins présentent encore des anomalies en France.

De plus, l’IA assure une mise à jour réglementaire continue, indispensable face aux 650 conventions collectives en constante évolution.

Un support RH au quotidien : chatbots et assistants virtuels

Près d’un tiers des grandes entreprises françaises ont déjà adopté des chatbots RH.
Ces assistants répondent en temps réel aux questions des collaborateurs : demandes de solde de congés, suivi de fiches de paie, délais de remboursement de frais.

👉 Impact mesurable : une baisse de 25% des sollicitations directes auprès des services RH, libérant du temps pour les missions complexes et améliorant l’expérience collaborateur.

De la paie au pilotage stratégique : l’ère de l’analyse prédictive

Au-delà du traitement, l’IA transforme la paie en un outil d’aide à la décision.
En analysant les historiques et les données en temps réel, elle permet de :

• anticiper les coûts futurs liés aux salaires et charges,
• détecter les dépassements budgétaires et risques de non-conformité,
• identifier des disparités salariales ou des anomalies.

La paie devient ainsi une source d’intelligence économique pour les directions financières et RH. L’IA agit comme un copilote : elle éclaire la décision, mais laisse l’humain gérer l’interprétation et les cas sensibles.

Nouveaux métiers et nouvelles compétences

L’essor de l’IA en paie s’accompagne de l’émergence de nouvelles compétences :

• maîtrise du prompting pour dialoguer efficacement avec des IA,
• développement d’une culture data RH,
• montée en compétences sur la cybersécurité et le RGPD,
• rôle accru du gestionnaire-conseil, davantage centré sur l’analyse et l’accompagnement que sur la saisie.

Les défis à relever

Si les bénéfices sont réels, les entreprises doivent composer avec plusieurs limites :

• investissement initial élevé (logiciels, formation, intégration),
• sécurité des données sensibles et conformité RGPD,
• acceptabilité sociale : certains salariés redoutent une « déshumanisation » du traitement,
• supervision humaine incontournable dans les zones grises (litiges, spécificités conventionnelles).

Perspectives : vers une paie augmentée

À court terme, l’IA générative ouvre de nouvelles perspectives, par exemple :

• génération automatique de rapports RH personnalisés,
• réponses contextualisées aux demandes des collaborateurs,
• simulation de scénarios budgétaires.

La tendance n’est pas à une substitution totale, mais à une paie augmentée, enrichie et assistée, où l’humain conserve la décision finale. L’IA devient alors un levier stratégique pour fiabiliser la gestion, optimiser les coûts et valoriser le rôle des experts paie.

Arrêt maladie : nouveau formulaire à partir du 1er septembre 2025

Dès le 1er septembre 2025, l’Assurance Maladie rend obligatoire l’utilisation d’un nouveau formulaire Cerfa sécurisé, impactant tous les assurés nécessitant un arrêt de travail, en particulier ceux délivrés au format papier. Voici ce que vous devez savoir à ce propos.

Pourquoi ce changement ? La lutte contre la fraude s’intensifie

Cette initiative du gouvernement français n’est pas fortuite. L’Assurance Maladie a fait de la lutte contre les fraudes une priorité, notamment face à une recrudescence des faux arrêts de travail vendus sur les réseaux sociaux ou des sites internet. Les fraudes aux indemnités journalières (IJ) ont bondi de manière alarmante en 2024, atteignant 42 millions d’euros, contre 17 millions en 2023. Ces pratiques illégales coûtent très cher à la collectivité et risquent de pénaliser les assurés malades ayant réellement besoin d’un arrêt de travail.

Le nouveau formulaire papier sécurisé : ce qu’il faut savoir

Bien que la majorité des avis d’arrêt de travail (8 cas sur 10) soient envoyés de manière dématérialisée par les professionnels de santé, offrant des délais de prise en charge plus courts et une sécurité renforcée, le recours au formulaire papier reste nécessaire dans certaines situations, comme les consultations à domicile.

C’est pour ces situations que le nouveau formulaire papier Cerfa sécurisé a été mis en place. Il se distingue par ses sept points d’authentification, incluant notamment :

• Une étiquette holographique.
• De l’encre magnétique.
• Un papier spécial et des traits d’identification du prescripteur.
• Des bandes orange fluo.

Ce document a été conçu pour être difficilement falsifiable et vise à diminuer significativement les risques de contrefaçon.

Fin de la tolérance : ce qui change pour vous au 1er septembre

L’utilisation de ce nouveau formulaire est théoriquement obligatoire depuis le 1er juillet 2025. Cependant, une période de tolérance a été appliquée durant l’été. Cette période prendra fin le 31 août 2025.

À partir du 1er septembre 2025, tout formulaire d’avis d’arrêt de travail papier non sécurisé sera systématiquement rejeté par l’Assurance Maladie. Les scans et les photocopies sont également considérés comme des faux et ne seront pas acceptés.

En cas de rejet, l’Assurance Maladie retournera le formulaire au prescripteur pour qu’il le refasse au bon format, et le patient sera également informé du rejet par sa caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Vous devrez alors renvoyer dans les plus brefs délais le nouveau formulaire fourni par votre professionnel de santé.

Vos responsabilités et les démarches à suivre

Soyez attentif : Bien que ce soit au médecin ou à la sage-femme d’utiliser le bon formulaire, l’Assurance Maladie invite les patients à être vigilants lors de la prescription d’un arrêt de travail papier et à en discuter avec leur professionnel de santé.

Envoi des volets : Si vous recevez un formulaire papier sécurisé, vous devez envoyer les volets 1 et 2 sous 48 heures au service médical de votre CPAM. Le volet 3 est à remettre à votre employeur si vous êtes salarié, à conserver si vous êtes travailleur indépendant, ou à transmettre à France Travail si vous êtes au chômage.

Arrêts en cours : Pour les patients actuellement en arrêt de travail dont la prolongation dépasse le 31 août, le professionnel de santé doit prioriser la télétransmission ou utiliser le Cerfa papier sécurisé. Les patients dont l’arrêt se poursuit au-delà du 31 août seront alertés par l’Assurance Maladie via mail ou SMS.

Des sanctions lourdes pour les faux arrêts de travail

L’Assurance Maladie rappelle que la transmission de faux arrêts de travail expose à de lourdes sanctions financières. Les fraudeurs devront d’abord rembourser intégralement les indemnités journalières perçues à tort. Des pénalités financières très élevées peuvent également être appliquées, pouvant atteindre jusqu’à trois fois le montant du préjudice financier subi par l’Assurance Maladie. En cas de récidive ou de fraude d’ampleur, des poursuites judiciaires peuvent être engagées pour faux et usage de faux et escroquerie, des délits passibles de 5 ans d’emprisonnement et de 375 000 € d’amende.

Aucun arrêt de travail ne peut être obtenu sans une consultation (physique ou téléconsultation) avec un professionnel de santé.

Autre changement au 1er septembre 2025 : le taux de prélèvement à la source pour les couples

Trajet domicile-travail : quelle prise en charge employeur ?

Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail représentent une part significative des dépenses quotidiennes pour de nombreux salariés. Heureusement, la législation française prévoit des mécanismes de prise en charge par l’employeur, qu’ils soient obligatoires ou facultatifs, pour alléger ce fardeau. Comprendre ces dispositifs est essentiel pour les employeurs afin d’assurer leur conformité et pour les salariés afin de connaître leurs droits.

Prise en charge obligatoire des transports en commun

Si vos salariés utilisent les transports en commun pour se rendre au travail, vous avez l’obligation de prendre en charge une partie de leurs abonnements.

Montant et éligibilité

L’employeur doit rembourser au minimum 50 % du coût des abonnements souscrits par les salariés pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Cela inclut le train, le bus, le métro, le tramway, et les services publics de location de vélos.

Cette obligation s’applique à tous les salariés, y compris ceux à temps plein, à temps partiel, et les stagiaires. Pour les salariés travaillant moins qu’un mi-temps, le remboursement est calculé au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Conditions et justificatifs

Seuls les abonnements (annuels, mensuels, hebdomadaires) sont concernés, les titres de transport achetés à l’unité ne le sont pas. Le salarié doit présenter ou remettre son titre de transport à l’employeur pour justifier la dépense. Le domicile pris en compte est la résidence habituelle du salarié, souvent celle de la semaine en cas de double résidence.

Régime social et fiscal (mise à jour en 2025)

La prise en charge obligatoire de 50 % est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu. Pour l’année 2025, une dérogation importante permet à l’employeur de prendre en charge jusqu’à 75 % du coût de l’abonnement des transports publics tout en bénéficiant de la même exonération de charges sociales et d’impôt. Au-delà de 75 %, la fraction excédentaire est soumise aux charges sociales et imposable, sauf si l’éloignement n’est pas dû à une convenance personnelle.

Affichage sur le bulletin de paie

Le montant de cette prise en charge doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paie.

Prise en charge facultative des transports personnels

Contrairement aux transports en commun, l’employeur n’a pas d’obligation légale de rembourser les frais de transport personnel de ses salariés. Cependant, il peut choisir d’y participer, partiellement ou totalement. Cette participation est mise en place par accord d’entreprise ou décision unilatérale de l’employeur et doit bénéficier à tous les salariés éligibles dans les mêmes conditions.

Les conditions d’éligibilité incluent généralement que le domicile ou le lieu de travail se situe en dehors d’une zone desservie par les transports en commun, ou que l’utilisation du véhicule personnel soit indispensable en raison d’horaires de travail particuliers. Cette prise en charge n’est pas possible si le salarié bénéficie déjà d’un véhicule de fonction, d’un logement de fonction ou d’un transport gratuit de l’employeur.

Plusieurs formes de prise en charge facultative existent :

Prime de transport (ou prime carburant)

• Objectif : Cette prime vise à indemniser les frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.
• Plafonds d’exonération (mise à jour 2025) : Depuis le 1er janvier 2025, la prime de transport est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 600 € par an et par salarié. À noter qu’au sein de ce montant, les frais de carburant (essence, diesel) sont limités à 300 € par an pour l’exonération.
• Cumul : Cette prime ne peut plus être cumulée avec la prise en charge obligatoire des abonnements aux transports publics depuis le 1er janvier 2025. Elle est cependant cumulable avec les indemnités kilométriques, sous réserve de respecter les conditions spécifiques à chaque dispositif et la limite des frais réellement engagés. Elle ne se cumule pas avec la déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels. Le montant doit figurer sur le bulletin de paie.

Indemnités kilométriques

• Objectif : L’employeur peut verser des indemnités kilométriques si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel (voiture, moto, vélo) faute de pouvoir utiliser les transports en commun ou en raison d’horaires spécifiques.
• Calcul et exonération : Elles sont calculées selon un barème kilométrique fixé annuellement par l’administration fiscale, en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Une majoration de 20 % est appliquée pour les véhicules électriques. Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans la limite de ces barèmes. L’employeur doit pouvoir justifier l’existence des déplacements professionnels et le nombre exact de kilomètres parcourus, ainsi que la puissance fiscale du véhicule.
• Pour les vélos : L’employeur peut verser des indemnités kilométriques spécifiques pour l’utilisation d’un vélo mécanique ou électrique à hauteur de 0,25 €/km, exonérées de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié. Ce dispositif est désormais intégré au Forfait Mobilités Durables.

Forfait Mobilités Durables (FMD)

• Objectif : Mis en place pour encourager les modes de transport respectueux de l’environnement, le FMD permet la prise en charge des frais de trajets effectués en vélo (personnel ou en location), en covoiturage (conducteur ou passager), ou via d’autres services de mobilité partagée (location de cyclomoteurs, trottinettes électriques, véhicules en auto-partage non thermiques). Il peut aussi couvrir les transports publics non pris en charge obligatoirement.
• Montant et exonération : Le FMD est exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 600 € par an et par salarié.
• Cumul :
  • Avec les transports publics : Le FMD est cumulable avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics ou de services publics de location de vélos. Dans ce cas, l’exonération totale (FMD + transports publics) est limitée à 900 € par an ou au montant de la prise en charge obligatoire si celle-ci est plus élevée.
  • Avec la prime de transport : Le FMD est cumulable avec la prime de transport, mais la limite d’exonération totale pour ces deux dispositifs combinés est de 600 € par salarié et par an (dont 300 € maximum pour les frais de carburant).

• Justificatifs : L’employeur doit obtenir une attestation sur l’honneur du salarié ou un justificatif de paiement annuel prouvant l’utilisation effective des moyens de transport concernés.

Cas particuliers

Salarié en télétravail

En cas de télétravail en continu sur une période couverte par un abonnement, l’employeur n’est généralement pas tenu de prendre en charge les frais de transport s’il n’y a pas de trajets effectués. Si le télétravail est en alternance, la prise en charge s’applique normalement.

Arrêt maladie ou congés payés

Le remboursement des abonnements de transport en commun est généralement maintenu si l’abonnement a été utilisé au moins une fois dans le mois. Si l’arrêt maladie ou les congés couvrent toute la période de validité de l’abonnement sans utilisation, le remboursement peut ne pas être dû.

Déplacement professionnel

Les frais liés aux déplacements professionnels (hors trajet domicile-travail habituel) sont une catégorie distincte. Si un salarié doit se rendre temporairement dans un lieu de travail inhabituel et que le trajet est plus long que d’ordinaire, l’employeur doit une compensation (financière ou temps de repos) pour la durée excédant le trajet habituel. Des allocations forfaitaires, appelées « indemnités de grand déplacement », peuvent être versées pour les frais de nourriture et de logement si le salarié ne peut pas regagner sa résidence.

Note sur le secteur public : Les règles de remboursement des frais de transport dans la fonction publique (État, Territoriale, Hospitalière) diffèrent de celles du secteur privé, notamment en ce qui concerne le forfait mobilités durables (dont le montant est de 100 €, 200 € ou 300 € selon le nombre de jours d’utilisation) et la prise en charge des transports en commun (qui peut aller jusqu’à 75 % avec un plafond mensuel de 101,75 €). Cet article se concentre principalement sur les règles applicables au secteur privé.

Taux de prélèvement à la source : ce qui change pour les couples au 1er septembre 2025

À partir du 1er septembre 2025, une réforme du système fiscal français entrera en vigueur, impactant directement les couples mariés et pacsés soumis à imposition commune. Le taux individualisé de prélèvement à la source deviendra l’option par défaut, remplaçant le précédent taux commun appliqué au foyer fiscal.

Objectif : une répartition plus juste

Jusqu’à présent, depuis la mise en place du prélèvement à la source en janvier 2019, l’administration fiscale appliquait par défaut un taux unique pour les couples. Ce « taux du foyer » était calculé en fonction des revenus globaux du couple et réparti à parts égales entre les deux conjoints, quelle que soit la disparité de leurs revenus. Seuls les couples qui en faisaient expressément la demande pouvaient opter pour un taux individualisé.

La Loi de finances pour 2024 a acté cette inversion du principe par défaut. Dès le 1er septembre 2025, le taux individualisé s’appliquera automatiquement à tous les couples mariés ou pacsés avec imposition commune.

L’objectif principal de cette réforme est de mieux répartir la charge fiscale entre les membres du couple, particulièrement en cas de revenus déséquilibrés. Elle vise à protéger le conjoint aux revenus les plus modestes, souvent désavantagé par l’application d’un taux similaire, et à favoriser l’équité entre les conjoints.

Ce que cela signifie pour votre impôt

• Montant total inchangé : cette réforme n’aura aucun impact sur le montant global de l’impôt dû par le couple. Seule la répartition de cet impôt entre les deux conjoints sera modifiée.
• Prélèvement personnalisé : Chaque membre du couple se verra appliquer un taux de prélèvement représentatif de ses propres revenus. Ce changement pourra entraîner une hausse ou une baisse de la retenue mensuelle sur la fiche de paie de chacun, en fonction de l’écart de revenus entre les conjoints.
• Revenus concernés : Le taux individualisé concernera les revenus personnels des membres du couple (salaires, pensions de retraite, pensions d’invalidité, rentes viagères, bénéfices professionnels et non professionnels, etc.). En revanche, les revenus communs, tels que les revenus fonciers, continueront d’être soumis au taux du foyer.

Comment conserver le taux du foyer ?

Les couples qui souhaitent maintenir l’ancien système du « taux du foyer », que ce soit pour des raisons de simplicité de gestion ou par convention au sein du couple, devront en faire la demande explicite auprès de l’administration fiscale. Cette option a été rendue disponible lors de la campagne déclarative des revenus 2024 via une nouvelle rubrique intitulée « Option pour le maintien du taux du foyer de votre prélèvement à la source ».

Pour ceux qui n’auraient pas effectué cette démarche ou souhaitent modifier leur choix, il est possible d’agir via le service en ligne « Gérer mon prélèvement à la source » sur impots.gouv.fr. Le service permet de visualiser les différents taux (individualisé de chacun, et taux du foyer) et de choisir l’option souhaitée. Des simulations peuvent également être réalisées en ligne pour anticiper l’impact.

En cas de besoin, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) peut être contactée via la messagerie sécurisée de l’espace personnel ou par téléphone au 0 809 401 401 (service gratuit + coût de l’appel).

L’option pour le taux neutre, choisie pour des raisons de confidentialité, reste inchangée et continue de s’appliquer pour les salariés l’ayant déjà sélectionnée.

Impact pour les employeurs et délais d’application

Pour les employeurs, la mécanique déclarative via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ou PASRAU n’est en rien impactée par cette réforme. Ils continueront de recevoir le taux de prélèvement à appliquer à chaque salarié via le Compte Rendu Métier (CRM) de la DGFiP, sans connaître l’option spécifique (taux foyer ou taux individualisé) choisie par l’employé.

Lorsqu’une modification est effectuée par l’usager, le nouveau taux est transmis aux collecteurs via la DSN ou PASRAU du mois suivant la modification. Le collecteur dispose d’un délai maximal de deux mois pour appliquer ce nouveau taux.

Conseils aux salariés

Le 1er septembre étant également la date d’actualisation annuelle du taux de prélèvement à la source en fonction des revenus déclarés entre avril et juin, il est possible que les salariés constatent des changements sur leur fiche de paie. Il est recommandé de vérifier son taux sur impots.gouv.fr et, en cas de questions, de consulter les informations fournies par l’administration fiscale ou de contacter la DGFiP. Les élus du Comité Social et Économique (CSE) ont également un rôle d’information et d’accompagnement auprès des salariés sur ce sujet.

Cette réforme vise une fiscalité plus personnalisée et transparente, reconnaissant le rôle économique de chaque individu au sein du couple.

Simplification du bulletin de paie : un report stratégique au 1er janvier 2027

La réforme de la simplification du bulletin de paie, visant à en améliorer la lisibilité et à faciliter l’accès aux droits sociaux, connaît un nouveau report. Initialement prévue pour une application obligatoire en 2025, puis 2026, cette mesure est désormais repoussée au 1er janvier 2027 suite à un arrêté du 11 août 2025, publié le 14 août 2025. Ce délai supplémentaire offre aux employeurs un sursis pour adapter leurs systèmes et processus.

Objectifs de la réforme

Depuis plusieurs années, le bulletin de paie fait l’objet de critiques en raison de sa complexité, jugée illisible par de nombreux salariés. Cette opacité rend difficile la compréhension des droits sociaux et des prélèvements effectués. Dans ce contexte, le gouvernement a engagé une réforme de simplification visant à moderniser cet outil central de la relation employeur-salarié.

L’objectif principal de cette réforme est double : améliorer la lisibilité du bulletin de paie tout en facilitant l’accès aux aides sociales. Pour y parvenir, une nouvelle notion a été introduite : le « Montant net social ». Il correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires (cotisations et contributions sociales d’origine légale ou conventionnelle à la charge du salarié). Ce montant sert de référence unique pour le calcul de prestations telles que la prime d’activité, les aides au logement (APL) ou le RSA.

Ainsi, la réforme vise à :

• Pour les salariés : mieux comprendre leur rémunération nette et les droits associés.
• Pour les administrations : harmoniser les données sociales et améliorer la gestion des aides par les CAF via la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Un calendrier de mise en œuvre mouvementé

La mise en œuvre de cette réforme a connu plusieurs ajustements successifs :

• 1er juillet 2023 : Entrée en vigueur de l’obligation d’afficher le Montant net social sur chaque bulletin de paie.
• 1er janvier 2025 : Date initialement prévue pour l’application obligatoire du nouveau modèle de bulletin de paie simplifié.
• 1er janvier 2026 : Un premier report est annoncé par un arrêté du 25 juin 2024, permettant aux entreprises de continuer à utiliser un modèle « adapté » plus souple.
• 1er janvier 2027 : Un nouvel arrêté du 11 août 2025 prolonge cette période transitoire d’un an supplémentaire. Le bulletin de paie simplifié deviendra donc obligatoire à partir de cette date, sauf nouveau report.

Les différents modèles de bulletin de paie

Depuis l’introduction progressive de la réforme, trois modèles de bulletin de paie coexistent ou sont prévus.

Le modèle « classique » (ancien format) : Utilisé par la majorité des entreprises jusqu’en 2023, il est très détaillé, présentant chaque cotisation sociale ligne par ligne. Bien que complet, il est jugé illisible.

Le modèle « adapté » (modèle transitoire) : Autorisé depuis juillet 2023, ce modèle intermédiaire introduit le Montant net social tout en conservant une partie de la structure classique. Il s’agit d’un simple dérivé de l’ancien modèle auquel la mention du Montant net social est ajoutée après les rubriques indiquant les cotisations sociales. Ce modèle devait être temporaire jusqu’en 2025, puis 2026, et est désormais autorisé jusqu’au 1er janvier 2027.

Le modèle « simplifié » (futur obligatoire en 2027) : C’est le format final qui sera imposé à partir de 2027. Il se caractérise par des libellés harmonisés et clarifiés, des regroupements de lignes pour simplifier la lecture (par exemple, « Cotisations sociales obligatoires ») et la mise en évidence du Montant net social. Ce modèle inclut également un réaménagement des rubriques consacrées à la protection sociale complémentaire et la création d’une rubrique dédiée aux remboursements et déductions diverses. Ce modèle est déjà disponible et peut être appliqué volontairement depuis le 1er juillet 2023.

Les raisons du report

Le report de la généralisation du modèle simplifié est motivé par plusieurs contraintes techniques et organisationnelles rencontrées par les entreprises :

• Freins techniques : Nombre d’entreprises, en particulier les TPE et PME, utilisent encore des logiciels de paie non compatibles ou non mis à jour avec le nouveau format.
• Manque d’accompagnement : Certains gestionnaires de paie et cabinets d’expertise comptable ont estimé ne pas avoir reçu les outils, guides ou mises à jour suffisantes pour une mise en œuvre sereine de la réforme.
• Délais d’adaptation trop courts : Les échéances initiales étaient jugées insuffisantes pour une réforme aussi structurante.
• Charge administrative : Les employeurs ont exprimé la difficulté de gérer cette réforme en parallèle d’autres obligations réglementaires (DSN, évolution des taux de cotisations, etc.).

Ces retours ont conduit les pouvoirs publics à accorder un délai supplémentaire pour assurer une transition plus fluide.

Impact et recommandations pour les entreprises

Le report au 1er janvier 2027 ne signifie pas un abandon, mais bien une volonté d’assurer une transition réussie. Il offre également un répit aux entreprises, mais n’élimine pas les enjeux de cette réforme. Les employeurs ont actuellement le choix entre le modèle classique, le modèle adapté (intermédiaire), ou le modèle simplifié, permettant une adaptation progressive de leurs outils de gestion de paie.

Cependant, ce délai ne doit pas être perçu comme une absence d’obligation. Les entreprises doivent impérativement :

• Continuer à faire figurer le Montant net social sur les bulletins de paie depuis le 1er juillet 2023.
• Préparer la mise en conformité de leurs logiciels SIRH et logiciels de paie.
• Former leurs équipes RH aux nouvelles normes de présentation du bulletin de paie.
• Anticiper les besoins de communication interne auprès des salariés pour les accompagner dans la lecture du futur modèle.

Il est recommandé aux entreprises, si leur logiciel de paie le permet, d’adopter dès maintenant le modèle simplifié. Cela permettra une adaptation en douceur et évitera une mise en conformité précipitée en 2027. Effectuer un audit de conformité paie et suivre les actualisations réglementaires sont également essentiels. Ne pas être conforme en 2027 exposera l’entreprise à des contrôles de l’URSSAF ou de l’inspection du travail, ainsi qu’à des réclamations de salariés.

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Directive européenne pour une transparence salariale accrue dès 2026

Dans le domaine de la gestion des rémunérations en Europe, c’est une évolution majeure qui se profile pour 2026. La Directive (UE) 2023/970 du 10 mai 2023 sur la transparence des rémunérations est en passe de remodeler la manière dont les entreprises structurent, communiquent et justifient les salaires. La France a jusqu’au 7 juin 2026 pour transposer ces nouvelles dispositions dans son droit national. Il est impératif d’anticiper ces changements pour s’y conformer et en tirer parti.

Cette directive découle du constat persistant d’écarts de rémunération significatifs entre les femmes et les hommes au sein de l’Union européenne, atteignant par exemple 14,2 % en France dans le secteur privé à temps de travail équivalent. Ces inégalités sont attribuables à divers facteurs, dont le manque de transparence des systèmes de rémunération.

L’objectif principal de la directive est de renforcer l’application du principe d’égalité de rémunération pour un même travail ou un travail de même valeur, en rendant visibles les écarts et en facilitant leur correction. Elle vise également à donner aux travailleurs et aux candidats un droit à l’information et à impliquer les partenaires sociaux.

Principales dispositions à mettre en œuvre

Transparence dès le recrutement

Les employeurs devront indiquer dans les offres d’emploi (ou avant le premier entretien) la rémunération initiale ou une fourchette de rémunération. Les mentions évasives comme « salaire selon profil » seront proscrites.

Il faudra également communiquer, le cas échéant, les dispositions pertinentes de la convention collective applicable.

Il est désormais interdit de demander aux candidats leur historique de rémunération.

Droit à l’information des salariés en poste

Les employeurs devront rendre facilement accessibles les critères objectifs et non sexistes utilisés pour déterminer la rémunération, les niveaux de rémunération et la progression salariale. Les entreprises de moins de 50 salariés pourraient être exemptées de l’obligation concernant la progression de la rémunération.

Tout travailleur pourra demander et recevoir par écrit des informations sur son niveau de rémunération individuel et sur les niveaux de rémunération moyens, ventilés par sexe, pour les catégories de travailleurs effectuant un travail identique ou de valeur égale.

Les employeurs devront répondre à ces demandes dans un délai raisonnable, au plus tard dans les deux mois.

Les salariés devront être informés de ce droit chaque année.

Interdiction des clauses de secret salarial

Les États membres devront interdire les clauses contractuelles empêchant les travailleurs de divulguer leur rémunération, afin de ne pas entraver l’application du principe d’égalité des rémunérations.

Communication de données sur les écarts de rémunération

Les entreprises de 100 salariés et plus devront communiquer régulièrement des données détaillées sur les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes.

Ces données incluent l’écart de rémunération global, l’écart sur les composantes variables, l’écart médian, la proportion de bénéficiaires de variables et la proportion d’hommes/femmes dans chaque quartile de rémunération.

La fréquence varie selon la taille de l’entreprise :

• 250 salariés et plus : Annuellement, à partir du 7 juin 2027.
• 150 à 249 salariés : Tous les trois ans, à partir du 7 juin 2027.
• 100 à 149 salariés : Tous les trois ans, à partir du 7 juin 2031.

L’exactitude des informations doit être confirmée après consultation des représentants du personnel.

Ces données devront être communiquées à une autorité nationale désignée qui les compilera et les publiera. Les entreprises peuvent aussi les publier sur leur site.

En France, l’Index Égalité Professionnelle actuel devra évoluer pour intégrer ces nouvelles exigences, notamment sur les composantes variables ou complémentaires. Le gouvernement prévoit six indicateurs « automatisables » via la DSN et un septième calculé par l’employeur.

Évaluation conjointe des rémunérations

Si les données communiquées révèlent une différence de niveau de rémunération moyen d’au moins 5 % entre les femmes et les hommes pour une catégorie de travailleurs, et que cette différence n’est pas justifiée par des critères objectifs non sexistes, l’employeur doit y remédier dans les 6 mois.

À défaut de correction dans ce délai, une évaluation conjointe des rémunérations avec les représentants du personnel est obligatoire. Cette évaluation vise à identifier, corriger et prévenir les écarts injustifiés.

Conséquences pour les employeurs

La directive représente une refonte profonde des pratiques de gestion salariale:

• Refonte des grilles de rémunération : Nécessité de mettre en place des grilles transparentes et objectives, basées sur des critères non sexistes (compétences, efforts, responsabilités, conditions de travail). Cela implique une révision des fiches de poste pour inclure des fourchettes de rémunération, les critères d’évolution et les perspectives de carrière.
• Documentation et justification : Chaque écart de salaire devra être objectivement justifié. L’époque où les différences pouvaient s’expliquer par des considérations subjectives touche à sa fin.
• Formation des managers et RH : Les équipes devront être formées à l’égalité salariale et à la non-discrimination.
• Adaptation des outils RH : Même les meilleurs SIRH, notamment les outils de GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), devront évoluer pour afficher les fourchettes salariales, générer des rapports sur les écarts, permettre l’accès sécurisé aux données salariales moyennes pour les salariés, et interdire la demande d’historique salarial.
• Renforcement du dialogue social : Le rôle des représentants du personnel est accru, notamment dans l’évaluation des écarts et la définition des mesures correctives.

Sanctions et recours

En cas de non-respect des obligations, des sanctions administratives effectives, proportionnées et dissuasives sont prévues, potentiellement sous forme d’amendes calculées sur la masse salariale ou de manière forfaitaire. Des sanctions spécifiques s’appliqueront en cas de violations répétées.

Un élément clé est l’inversion de la charge de la preuve en cas de litige : si un employeur ne respecte pas les obligations de transparence, il lui incombera de prouver l’absence de discrimination, sauf si la violation est manifestement non intentionnelle et mineure. Les travailleurs pourront obtenir une réparation intégrale du préjudice, sans plafond prédéfini, incluant les arriérés de salaire, les opportunités manquées et le préjudice moral.

Comment préparer cette transformation ?

Réviser les référentiels métiers et fiches de poste : Intégrez les fourchettes salariales, les critères d’évolution et les perspectives de carrière. Assurez-vous que les compétences non techniques (soft skills) soient valorisées, car elles pourraient être incluses comme nouveaux critères de « valeur égale ».

Mettre à jour les outils SIRH/GEPP : Vérifiez que vos systèmes peuvent gérer et structurer les données salariales de manière granulaire, générer les rapports requis, et offrir un accès sécurisé aux informations pour les salariés.

Analyser et justifier les écarts actuels : Procédez à un diagnostic approfondi de vos politiques de rémunération. Anticipez les frustrations potentielles et préparez des explications claires et objectives pour tout écart existant.

Engager le dialogue social : Impliquez les représentants du personnel dans le processus. Leur participation est essentielle pour la validation des données et les évaluations conjointes.

Former les équipes : Sensibilisez et formez les managers et les équipes RH aux nouvelles obligations et à la culture de la transparence.

Calendrier de transposition et d’application

• 7 juin 2026 : Date limite de transposition de la directive en droit national.
• Septembre 2025 : Le projet de loi de transposition en France devrait être présenté au Conseil d’État.
• Fin 2025 : Adoption envisagée de la loi de transposition.
• 7 juin 2027 : Premières obligations de communication de données pour les entreprises de 250 salariés et plus, et de 150 à 249 salariés.
• 7 juin 2031 : Premières obligations de communication de données pour les entreprises de 100 à 149 salariés.
• À partir de l’index 2026, à déclarer en 2027 : Les nouvelles mesures s’appliqueront à l’index de l’égalité professionnelle.

Combien coûte l’internalisation de la paie par rapport à l’externalisation ?

Le coût de la gestion de la paie est un critère non négligeable dans le choix de l’offre de gestion de la page : internalisation ou externalisation ? Au-delà des préférences organisationnelles, il s’agit souvent d’une question de rentabilité et de volume. Alors, combien cela coûte-t-il vraiment ? À partir de quel seuil l’internalisation devient-elle intéressante ? Voici les éléments clés à connaître.

Nos offres de gestion de la paie

Chez nous, vous avez le choix entre trois formules simples, pensées pour s’adapter à votre niveau d’autonomie et à vos besoins.
À savoir : nos tarifs sont dégressifs selon le volume de bulletins traités chaque mois, nous vous invitons à réaliser un devis pour obtenir un tarif personnalisé dans la minute qui suit.

• Internalisation : 8 € HT par bulletin
• Internalisation avec SIRH intégré : 14 € HT par bulletin
• Externalisation complète : 28 € HT par bulletin

Exemple de comparaison sur une base de 50 salariés

Pour mieux visualiser, voici une simulation mensuelle :

Formule	Coût unitaire	Coût mensuel pour 50 bulletins
Internalisation	8 € HT	400 € HT
Internalisation + SIRH	14 € HT	700 € HT
Externalisation	28 € HT	1 400 € HT

Économie réalisée avec l’internalisation seule : jusqu’à 1 000 € HT par mois, soit plus de 12 000 € HT par an.

Pourquoi l’internalisation est plus avantageuse dès 50 salariés

L’internalisation devient particulièrement attractive dès que l’entreprise dépasse les 50 salariés pour plusieurs raisons :

• Vous disposez souvent déjà d’un gestionnaire de paie ou comptable RH en interne
• Les processus de collecte des variables sont bien structurés
• Le volume permet de rentabiliser rapidement l’outil de paie et le temps passé
• Vous bénéficiez d’une plus grande réactivité et d’un meilleur contrôle des données sociales

Et si vous cherchez plus qu’un simple outil ?

Notre offre “Internalisation + SIRH” intègre un espace salarié, la gestion des absences, des workflows de validation, et un coffre-fort numérique. C’est un choix idéal pour structurer votre gestion RH tout en gardant la main sur la paie.

Externaliser : un choix de simplicité, mais à un coût plus élevé

L’externalisation reste une bonne option si vous ne disposez d’aucune compétence paie en interne ou si vous souhaitez déléguer complètement ce processus. Mais elle implique un coût plus important, un délai de traitement plus long, et moins de flexibilité dans certains cas.

Faites le bon choix en fonction de votre taille

✔️ Moins de 30 salariés : externalisation ou co-sourcing conseillé

✔️ À partir de 50 salariés : l’internalisation est nettement plus rentable

✔️ Besoin d’un environnement RH complet : optez pour l’internalisation avec SIRH

Vous souhaitez une étude personnalisée ou une démonstration ? Contactez-nous, et découvrons ensemble l’offre la plus adaptée à votre organisation.

Est-ce que l’employeur peut imposer des jours de récupération ?

Oui, dans certaines conditions, l’employeur peut effectivement imposer des jours de récupération, plus précisément des repos compensateurs, pour les heures supplémentaires effectuées par les salariés. Ce dispositif vise à compenser le temps de travail accompli au-delà de la durée légale ou conventionnelle.

Il existe deux types principaux de repos compensateur, chacun avec des règles distinctes concernant l’imposition par l’employeur :

Le Repos Compensateur Obligatoire (RCO) ou Contrepartie Obligatoire en Repos (COR)

Ce repos est obligatoire pour l’employeur dès que le salarié dépasse le contingent annuel d’heures supplémentaires, fixé à 220 heures par an à défaut d’accord collectif. Le RCO s’ajoute, en principe, à la majoration salariale des heures supplémentaires.

Obligation de prise

Si le salarié n’en fait pas la demande, l’employeur est tenu de lui demander de prendre ce repos. Le droit à ce repos n’est pas perdu même s’il n’est pas pris dans les délais initiaux. L’employeur doit s’assurer que le salarié le prenne dans un délai raisonnable, généralement dans l’année suivant son acquisition.

Modalités d’imposition

Le salarié doit adresser une demande écrite à l’employeur au moins une semaine à l’avance pour prendre son RCO. L’employeur dispose de sept jours pour répondre. L’employeur ne peut pas refuser ce repos, mais il peut le reporter de deux mois maximum si l’absence du salarié est préjudiciable au fonctionnement de l’entreprise, après consultation des délégués du personnel ou du Comité Social et Économique (CSE).

Le Repos Compensateur de Remplacement (RCR)

Ce dispositif permet à l’employeur de proposer un temps de repos en compensation des heures supplémentaires effectuées, au lieu de leur paiement.

Mise en place et imposition du choix

La mise en place du RCR est possible uniquement si une convention ou un accord collectif le prévoit. En l’absence de délégué syndical, l’employeur peut le mettre en place unilatéralement, à condition que le CSE ne s’y oppose pas. Lorsque le RCR est validement mis en place, le mécanisme s’applique à tous les salariés concernés, ce qui signifie que le salarié n’a pas la possibilité de choisir entre le paiement ou le repos.

Modalités de prise

Comme pour le RCO, l’employeur peut reporter la prise du RCR si des impératifs liés au fonctionnement de l’entreprise l’exigent, sans différer la date de plus de deux mois.

À savoir

• Les travailleurs de nuit ou du dimanche peuvent également bénéficier de repos compensateur spécifiques, dont les modalités sont définies par accord collectif ou, à défaut, par l’employeur sous certaines conditions.
• Si le repos compensateur n’est pas pris par le salarié avant la rupture de son contrat de travail (par exemple, en cas de démission ou de licenciement), il est converti en une indemnité compensatrice.
• L’employeur a des obligations et des prérogatives pour s’assurer de la prise des repos compensateurs. Il ne peut pas refuser la prise d’un RCO et peut imposer la compensation en repos (RCR) si un accord collectif le permet, tout en ayant la possibilité de différer la prise de ces repos pour des raisons de service.

Faut-il un effectif minimum pour internaliser la paie ?

Internaliser la paie, c’est choisir de gérer en interne l’ensemble du processus d’édition des bulletins, des déclarations sociales et du suivi des charges. Mais ce modèle est-il adapté à toutes les entreprises ? Existe-t-il un seuil critique d’effectif à partir duquel l’internalisation devient rentable et pertinente ?

Internalisation : une organisation adaptée aux structures de taille intermédiaire

En dessous de 20 à 30 salariés, l’externalisation de la paie reste généralement la solution la plus simple, notamment pour des raisons de coût, de ressources humaines limitées et de fréquence de traitement.

Mais à partir de 50 salariés, les volumes de paie, les spécificités RH et les besoins de reporting justifient souvent le passage à une gestion internalisée, notamment lorsque l’entreprise :

• Dispose déjà d’un gestionnaire de paie ou d’un comptable RH en interne
• Souhaite maîtriser ses données sociales sans intermédiaire
• Gère des effectifs multi-sites ou en forte évolution
• A besoin de réactivité en cas de changements ou de variables complexes

Quel retour sur investissement ?

Internaliser suppose un investissement initial (logiciel, paramétrage, formation), mais à partir de 50 bulletins mensuels, le coût par fiche devient souvent plus avantageux qu’une externalisation classique, surtout si vous bénéficiez déjà d’une ressource compétente.

Avec un outil comme SILAE, la production des paies devient fluide : la personne en charge n’a plus qu’à saisir les variables, tandis que le logiciel génère les bulletins, les DSN, et les écritures comptables.

Et si la ressource interne est absente ?

L’un des freins à l’internalisation est la dépendance à une personne clé. C’est pourquoi il est essentiel de choisir un modèle sécurisé, avec :

• Un support (hotline) disponible en cas de blocage
• Des mises à jour légales et conventionnelles prises en charge
• Un plan de continuité : possibilité de basculer temporairement en externalisation en cas d’absence (maladie, congé)

Un modèle souple, évolutif et sécurisé

L’internalisation n’est pas une rupture, mais un choix de maîtrise. Avec les bons outils et un accompagnement adapté, vous gagnez en réactivité, en autonomie et en visibilité sur vos données sociales. Et vous conservez une solution de secours si nécessaire.

Si vous avez une personne compétente en interne, le seuil des 50 salariés devient un choix stratégique et rentable pour internaliser.

👉 Vous souhaitez savoir si votre entreprise est prête à internaliser la gestion des paies ? Contactez-nous pour un diagnostic gratuit.